¿Cómo contabilizar los ingresos y gastos de contratos anuales en las SaaS?

Jan 27, 2022

Lo que continúa gobernando en las SaaS, son los contratos anuales. Ya que estos tienen sus ventajas, que van desde aumentar el flujo de efectivo, mejorar la retención, retrasar la rotación y brinda que las finanzas de tu empresa sean más predecible. “A medida que aumentas tus anuales, estarás reduciendo tu rotación de clientes, con los contratos anuales produciéndose casi cinco veces menos que en los meses”, – Neel Desai de ProfitWell.

Esto también puede traer algunos desafíos.

Uno de ellos es tener que lidiar con flexibilidades de pago a través de órdenes de compra, términos de pago, seguimientos repetidos, largos ciclos legales y de aprobación, negociaciones y descuentos. Además de otras complejidades operativas.

Sin embargo, el mayor desafío (y quizás el más consecuente) son los contratos anuales con precisión. No está permitido equivocarse aquí. Supongamos que tu cliente firmó un contrato anual, pero dejó de pagarse 4 meses de contrato. Y te olvidas de registrar esto como una deuda no cobrada bajo tus gastos. Te darás cuenta cómo esto afecta tu informe fiscal al final del año.

Esta precisión solo se puede lograr con un entendimiento de cómo se contabilizan los ingresos y gastos, y cómo afectan sus contratos anuales. Por lo tanto puede perjudicar tus procesos financieros a largo plazo.

Contabilizar los ingresos

Antes de empezar a profundizar en los impactos de los contratos anuales en los ingresos, vale la pena recordarnos que son los ingresos en realidad.

Para que un ingreso sea tal, debe primero ser reconocido. Y se reconoce cuando has entregado a tu cliente un producto o servicio, y existe una certeza razonable de que se pagará por ello. (Podríamos profundizar en el reconocimiento de ingresos, pero este blog debe ser útil. Cubre varios escenarios de suscripción en los que el reconocimiento de ingresos podría convertirse en un desafío, como actualizaciones o rebajas de planes de mitad de ciclo, reembolsos, cancelaciones, castigos, etc.)

Entonces. ¿Qué sucede con el dinero que ha recaudado por adelantado a través de contratos anuales? Lo que sucede es que se “aplaza”. Cada vez que se levanta una factura, se tomará a través de ingresos diferidos, una cuenta de retención temporal, que retienen los ingresos pendientes hasta que pueda reconocerse por el resto del periodo de suscripción. Los contratos anuales impactan el reconocimiento de los ingresos sobre todo en el contexto del cambiante panorama del cumplimiento. Consideremos estas implicaciones con un ejemplo: Tu ejecutiva de cuenta, ha cerrado un contrato anual de $1.200.000. La suscripción comienza el 1 de enero del 2020 y finaliza el 31 de diciembre del 2020. Dividamos el contrato en cuatro obligaciones de desempeño distintas: una tarifa de licencia, una tarifa de implementación, una tarifa de configuración y un descuento por los primeros 3 meses.

He calculado la asignación de ingresos, en base al precio de venta independiente (SSP) y el precio de transacción (Precio Txn). (Puede encontrar los significados de SSP y Txn Price debajo de la imagen).

Precio de transacción (precio Txn):

Este es el precio contractual que has acordado con tu cliente. Esto también incluye montos variables, como descuentos, concesiones de precios o bonos por desempeño. Ejemplo: un proveedor en la nube podría otorgar una concesión sobre el precio mensual al cliente si el software no funcionó como se esperaba.

Precio de venta independiente (SSP):

Este es el precio al que vendería su producto o servicio por separado a un cliente (sin el componente variable). Tendrás que enumerar el SSP no solo para las licencias de productos particulares de las que podría conocer los precios individuales, sino también para ofertas adicionales, como asistencia telefónica, que podría haber vendido anteriormente como parte de un paquete.

Asignación de ingresos:

La asignación de un precio de transacción se realiza en función del precio de venta independiente. Así que el porcentaje de asignación se llama ‘ponderación relativa’. La idea es que cada componente individual (precio del producto, precio de configuración) se trate como servicios individuales que se pueden proporcionar a los clientes con precios asignados a ellos y podría distribuir ese precio de transacción en cada una de estas obligaciones individuales.

Por lo tanto, los ingresos reconocidos por cada obligación de desempeño son diferentes durante 12 meses como se muestra en la tabla a continuación. Bien. Ahora necesitas calcular la comisión de venta de tu ejecutiva de cuentas. Supongamos hasta ahora $1.000 en compensación por cada $5.000 como pago inicial. Pero los pagos, también, deben ser tratados de manera diferente para los contratos anuales. Debes asegurarte de que los salarios y las bonificaciones, las comisiones de ventas, las comisiones de afiliados y todos los demás gastos se reconozcan y se contabilicen solo cuando se incurran.

Contabilizar los gastos

Generalmente, en el caso de la contabilidad basada en valores de retribución, una práctica que siguen los negocios de SaaS, combinan las comisiones ganadas y pagadas en un trimestre con los ingresos obtenidos en el trimestre anterior.

Pero debes hacer coincidir los costos de comisión con los ingresos que generan. Debes registrar cualquier gasto cuando se incurra, en lugar de cuando se produce un pago en efectivo. Por lo tanto, si tu ejecutiva realizó la venta en enero y gana una comisión del 10% en enero, este gasto debe reservarse en enero, en lugar de febrero, cuando se reservaron los ingresos. Existe un riesgo asociado con la reserva anticipada de gastos. Está viendo su primer gasto en forma de comisiones de ventas antes de que incluso haya comenzado a reconocer sus ingresos

Venta: $ 1.200.000 por 12 meses

Ingresos reconocidos en enero: ~ $ 160.000 / mes

Gastos = comisión de ventas: $ 240.000

Costo de ingresos = costo mensual de los bienes (la suma del costo del producto y el costo directo incurrido para vender el producto) : $ 10k, CAC: $ ​​10k

Gasto total: $ 440.000

¿Por qué es esto arriesgado? Para empezar, tu cliente puede terminar antes del final del contrato y es posible que tenga que emitir un reembolso. O tu ejecutiva podría dejar tu empresa antes de que finalice el contrato.

Para mitigar estos riesgos, debes estructurar las comisiones de ventas al vincularlas con el componente de ingresos en lugar de los contratos ganados, y aplazar los gastos reservados.

Conclusión

Para que tus contratos anuales sean efectivos, deberás ir más allá de obtener los ingresos. Sería bueno verlos en relación con tus gastos, de modo que puedas apreciar mejor lo que está disponible para administrar tu negocio.  

Cada negocio de suscripción es único. Por supuesto, existen reglas y pautas complejas que determinan cómo se reconocerán los ingresos, pero sigue existiendo una dimensión de subjetividad para determinar cómo exactamente tu empresa reconocerá sus ingresos.

Para mantener en orden la contabilidad y administración de estos ingresos y gastos anuales es necesario la ayuda de plataformas de pagos o de automatización de facturación o cobranza como SimpleDTE que son imprescindible para que el proceso de negocio funcione correctamente."